时间总是不够用？试试用 GTD 做好时间管理

注：上次在一篇文章中提及了 GTD 时间管理，有些朋友比较感兴趣，碰巧最近第三遍阅读了 GTD 方法的原著《搞定》，写下这篇心得，希望能够帮助大家对这个时间管理方法有所了解。
PS：李开复在最近的一篇时间管理的文章中也推荐了 GTD 时间管理法，链接放在文末。

GTD 的全称为 Getting Things Done，是一整套时间及项目管理的思想体系，核心思想是：

• 收集一切未完成、待完成的任务；

• 确定下一步行动，在合适的环境处理合适的任务；

• 自下而上的核心逻辑，从小事着手。

学习 GTD 后的改变

最初我对于时间管理是完全不感冒的，因为只是上学，没有那么多待处理的项目，只是单线生活而已。

直到大约一年前，由于要同时兼顾上学、工作和投资等很多不是很相干的任务，发觉没有一个好的时间管理方法真的不行，常常会忘记事情，或者拖着拖着就把一件小事变成了一件紧急的大事，各种焦头烂额。

从那以后我开始仔细的学习 GTD 的管理方法，现在不但可以把各种任务妥善处理，还能空出不少时间用于读书或者娱乐。每个月至少能够多读 4~8 本书，每周至少写一篇长文，时间依然还有空余。在感觉上，每天的时间好像翻倍了一样。

比较遗憾的是，钱君思考了很久，发现自己还没有实力把整个 GTD 的精华在一篇文章中完整的表述出来，最后决定把这篇文章写为读书笔记的形式，建议大家配合原著《搞定》阅读。

我敢肯定的说，虽然这个方法已经流传了很多年，但是还没有任何一篇新的文章可以超越原著的高度，所以强烈推荐大家阅读原著，链接放在末尾的「阅读原文」中。

GTD 的两个核心管理逻辑

GTD 主要提供了横向管理法和纵向管理法两个方法，以横向管理法为主。

纵向管理法以项目为划分方式，用于单个项目，包含确定目标、展望结果、头脑风暴、组织整理和明确下一步行动，5 个步骤。

横向管理法则适用于所有工作，统筹管理所有项目，不管是「换灯泡 💡 」这样的小事，还是「工作会议准备」这样的“大事”，都一视同仁，一同管理。横向管理法是 GTD 方法的核心，体现的是自下而上的管理逻辑。

横向管理同样是五个步骤，收集 → 处理 → 组织 → 回顾 → 行动。

• 收集，把一切待办的事情，进行事无巨细的收集，凡是想到需要做的统统收集起来放入工作栏，或者记入软件的 Inbox；

• 处理，定期对于工作栏的待办事项进行处理，使用 2 分钟原则，如果能够在 2 分钟内解决，立刻把它做完；如果不能，则放入下一步清单，有空再做；有固定时间要求的项目，比如会议，放入日程表内；如果可以委托他人的工作，交给他人完成；

• 组织，对于下一步清单中的任务按照所需的环境来划分，比如需要在家处理、在办公室处理或者在路上也可以处理的任务；

• 回顾，其实翻译成检查更合理一些，「回顾」是误解最多的部分，被误读为「回顾检查任务的完成情况」，主要是由于中文的翻译问题，其实英语对应的是「reflect」「review」，取的应该是「检查」的意思。回顾的正确理解应该是，根据当前的环境，检查自己的任务清单，找出适合现在完成的工作。GTD 的原著中并没有提及过检查已经完成的事项，而是重点强调找到未完成的任务。

• 行动，这个最容易理解，完成这个任务就 ok 啦。

每个步骤的具体解释还请阅读原著，每一个步骤都是一个完整的章节。

👇 下图是原著中的流程图：

你不应错过的原著

有些方法经过发明人提出，不断完善下来，越来越好，再返回去读原始的读物，反而觉得没什么内容。

而有些方法正相反，发明人总结的观点和系统，虽然经过后人的不断修正，却始终无法逾越最初的那本原著，GTD 就是这样。看了那么多关于 GTD 的文章，试过各种各样的「新方法」，但还是不如原著的方法来的舒服，还是不如回去多翻几遍原著，很多问题其实已经被解释的很清楚了。

《搞定》系列就是 GTD 发明人 David Allen 的原著中文版。这本书半年之内我已经读了第三遍，依然有新收获。不管是初学 GTD，还是已经实践了很久，都建议至少通读一次本书。

《搞定》系列一共三本，个人认为第一本最值得读，后面两本的内容其实都是从第一本中再总结提炼出来的。

GTD 原著阐明的三个目的：

• 收集一切需要处理的事情，不管大小，事无巨细，并把它们放入一个工作栏（收件箱）（实体或虚拟）；

• 对收件箱内的实物进行处理，变为日程、下一步行动、参考资料等事项；

• 协调管理相关内容，履行你对自己和他人做出的各种承诺。

对我影响最大的几个 GTD 心得

大脑是用来处理任务，而不是收集和储存任务的。

不要试图用脑子记住所有的事项，因为根本不可能。且不论忘记的问题，但是在脑中徘徊的各种待办事项就足以降低我们现在的工作效率。最好的状态是，大脑中不用存储任务，只用来处理任务，所以，不管想到什么事情，先把它们记入收件箱吧。

事务极少会由于时间匮乏而受阻，它们陷入困境往往是由于未能预先明确下一步的行动而造成的。

下一步行动是指那种非常具体，在现在场景下可以立即执行的任务。比如「换轮胎」不能算作下一步行动，而应该细化到，「打电话问问车店换轮胎的费用」、「查询轮胎的价格」等非常具体的任务。

尽可能不要为事项确定待办日期，而是使用下一步清单

下一步清单是指有时间就应该做，但是却没有刚性时间限制的任务。实际上，我们 90% 的任务都是属于这种类型。日程表上面的空间是非常宝贵的，除非必须在某一时间执行的任务，统统放入下一步清单而不是日程表。

任务和待办事项的积压多是由于日程表的滥用，越是积压越会拖延，最终陷入了恶性循环。

大多数人并未真正拥有一个完善的、没有疏漏的系统，他们之所以无法从回顾中真正有所收获，正是因
为他们无法做到总揽全。

GTD 的系统如果做，就要做到最全，收集一切代办之事。因为只要有一件事情没有妥善记录，我们的大脑就会一直耿耿于怀，没有办法完全专心于当下。

小任务井井有条，才能有精力思考大方向。

生活的混乱往往不是源自大方向的错误，而是由于各种各样琐碎的小事造成的。GTD 的核心理念是自下而上，先把最底层的工作弄好，再一步步向上，需要更大的方向。

你无法管理事务的优先级，因为事务是否优先完全是你的主观决定。

作者提倡对于所有的下一步行动一视同仁，靠「直觉」来选择任务，而不是按照重要程度来选择。如果人工划分优先级，很容易导致小事不断挤压，最终发展为紧急的大事，再次陷入焦头烂额的状态。

一个工作良好的系统，不应该让你清楚感受到系统的存在。

如果你还要不断的考虑管理系统的细节和调整，那么说明这个系统还远远没有完善。其实我们身边有很多这样的例子，比如交通调度系统，在它出问题以前，你很难注意到他的存在。

没有一种方法能适合所有人

原著中提供了一个非常系统的方法（以纸质材料形式为主），但是由于每个人自身的特点，这些方法并不能完完全全的直接套用。

好在 GTD 的所提供的更多是思想本身，通过这个思想可以很方便的发展出各种适合自己的方法。此外，GTD 不仅仅对于项目管理、时间管理有用，对于文件管理等涉及管理、组织等方方面面的工作都有很大的帮助。

最近，我也在思考如何把 GTD 和财务管理相互结合，还望大家能够提供一些意见建议。

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